Conheça a transformação da Districal usando o Zehnk
Olá, pessoal.
Nesse post vamos compartilhar com vocês um pequeno pedaço da transformação que ficamos felizes de ajudar em um de nosso clientes, a Districal. O processo descrito aqui foi o de recebimento de notas fiscais .
Veja abaixo os 4 principais benefícios e resultados percebidos pelos gestores e equipe Districal:
- Aumento de produtividade e agilidade na tomada de decisão
- Redução de custos
- Menos riscos fiscais
- Ganhos de imagem para a empresa
P.S: Ao final do texto há um link para uma apresentação no youtube, se preferir, veja direto aqui.
GERENTE GERAL
Sobre a empresa
A Districal é uma empresa do Paraná do ramo da construção civil, com foco em materiais de construção. A empresa possui cerca de 60 colaboradores e um faturamento anual na ordem dos R$30 milhões. Atualmente a empresa passa por um processo de expansão para fora do Brasil. Conheça mais sobre a empresa nesse link.
Os desafios e problemas
Um dos desafios que a empresa enfrentava era a coordenação de processos internos. A área de back office das empresas tem que se virar para organizar tudo aquilo que é produzido e vendido na ponta, não é mesmo? Tem pouco tempo para pensar muitas melhorias de processos. Aqui vamos falar sobre processos de contabilidade e Notas Fiscais e alguns desafios enfrentados eram:
- A necessidade de uma coordenação intensa e um profissional dedicado para garantir as informações corretas ao longo do processo das Notas Fiscais, que dependem de diversos setores;
- Muita comunicação dispersa, trocada por email ou de forma informal;
- Muito tempo procurando documentos, que ficavam em meio físico ou dispersos em diversas áreas;
- Atraso nas tomadas de decisão devido às incertezas de informação, necessário muitas reuniões para alinhamento;
- Estavam correndo riscos de sanções dos órgãos fiscalizadores devido a informações desatualizadas sobre o fechamento e os impostos;
- A contabilidade dificilmente batia a meta de prazos que era necessária;
A transformação
O gerente geral, Adaílton, estava encarregado de cuidar desse e outros processos, e buscando uma solução entrou em contato conosco. Após testar e iniciarmos essa parceria, rapidamente as pessoas começaram a entender a proposta e entrar no Zehnk.
Os líderes estabeleceram como seria o processo e pouco a pouco a equipe foi utilizando. Realizamos um treinamento específico e personalizado ao processo da equipe antes de iniciar o uso e deu muito certo! As dúvidas foram tiradas e insights foram gerados pelo time já durante o treinamento.
O processo de recebimento de Nota Fiscal
A Districal utiliza o Zehnk para organização de diversos setores administrativos. O processo de Nota Fiscal começa no Espaço de Trabalho da área da Expedição. Nesse espaço cada tarefa do Zehnk é uma nota fiscal e possui seus responsáveis de forma visível. Por meio da visão de quadro todos os envolvidos podem acompanhar as tarefas em andamento, as concluídas e as ainda não iniciadas.
RECURSOS HUMANOS
A Districal também usa as cores ou tags para separar trabalhos por urgência, prioridade, e etc.
Cada tarefa contém todas as informações que as pessoas necessitam para trabalhar, sendo a descrição, os checklists de conclusão, os anexos e as conversas relacionadas. Com isso as equipes ficam muito mais focadas e produtivas.
Por meio de um template de processo criado por eles, ao criar uma tarefa, eles fazem uma cópia de um formato específico, que tem nos itens de checklist as etapas descritas. Assim todo o trabalho, os impedimentos e dificuldades ficam visíveis! Isso ajudou a melhoria da produtividade.
As outras áreas também usam o Zehnk, cada Espaço de Trabalho é criado para contextualizar os envolvidos, suas responsabilidades e resolver temas e problemas específicos, como Contabilidade, Tributação, e outros.
Sobre os 4 grandes benefícios percebidos pela Districal
Aumento de produtividade e agilidade na tomada de decisão
Por meio da visão de quadro e gestão visível e transparente, as pessoas entregam no prazo pois sabem exatamente o que precisam fazer e os impactos caso algo não seja entregue. A divisão de tarefas passou a ser mais clara também.
O fechamento contábil que era quinzenal e com atrasos passou a ser feito diariamente!
Redução de custos
Por meio da integração promovida pela comunicação contextualizada e fácil organização das informações eles conseguiram realocar um profissional que antes era dedicado ao processo de conseguir informações. Menos deslocamento físico entre profissionais entre diferentes localizações.
Menos riscos fiscais
Antes podia acontecer de os impostos serem cobrados fora do prazo de apuração. Agora o risco foi reduzido drasticamente e assim também possíveis sanções de órgãos.
Ganhos de imagem para a empresa
Os problemas no processo de notas fiscais acarretavam dificuldades de comunicação junto aos fornecedores, que antes sempre pediam e diziam algo que não estava legal. Atualmente esse problema foi reduzido, com uma imagem melhor junto aos fornecedores.
DIRETORA FINANCEIRA
Assista a seguir a apresentação feita pelo nosso CTO, Jesuíno Lopes:
Esperamos que tenham gostado e que ajude você também a transformar sua empresa!
Grande abraço,
Pedro – Customer Success
