Todos nós já passamos por isso!
Olá, tudo bem?
Já sentiu uma angustia por ter várias tarefas para entregar e pensar que não consegue dar conta de tudo no tempo que tem?
Sendo parte ou liderando uma equipe, todos nós passamos por isso em algum momento ou vamos passar.
Queremos compartilhar uma história real para ilustrar uma dessas situações e como resolver de maneira simples e eficaz priorizando somente tarefas que tragam valor para seu cliente, processo, produto ou serviço.
Puxa uma cadeira pega um cafezinho e aproveita 😉
Quem conta essa história em primeira pessoa é o Jesuíno Lopes, um dos nossos fundadores.
O cenário
Quando eu trabalhava como coordenador de TI, teve um dia em que um amigo, o Paulo, passou por mim no corredor e me parou.
Ele tinha recém-assumido uma coordenação e começou a compartilhar o sufoco que estava sentindo…
Muita dificuldade em gerenciar várias demandas, com pedidos (quase ordens) chegando de tudo quanto é lado e por diversos canais.
Ele mal sabia a capacidade de resposta do seu time e se sentia sempre apagando incêndios, sem condições e informações para tomar decisões e gerenciar sua equipe.
Ou seja, ele estava angustiado por achar que estava fazendo mal o trabalho de gestão… exatamente o que era o seu novo desafio.
Aí falei para ele que passava o mesmo e comecei a caracterizar o cenário…
Até hoje ele me diz como se sentiu aliviado só de poder conversar e saber que não era um problema dele, mas que eu também passava por isso 🙂
Normalmente, as áreas de suporte têm essa realidade: um backlog muito grande de atividades e cobranças enormes por entregas.
Como os recursos (tempo e mão-de-obra) são limitados, acumula-se uma “dívida” grande…
O que só traz mais pressão por entregas…
O time corre para cumprir os prazos e às vezes acontecem problemas de qualidade…
Um ciclo vicioso e insustentável… é impossível ter um time empenhado e motivado desse jeito.
Você também já se sentiu assim?
Depois de todas as experiências e metodologias que conheci após aquela conversa, se o Paulo hoje me parasse novamente no corredor, complementaria com o seguinte:
Crie uma gestão visual de seu backlog de atividades. Use um quadro para que as pessoas vejam o que está na fila para ser feito.
Mostre nesse quadro que sua equipe é um recurso limitado, que ela simplesmente não vai dar vazão a todas as demandas que estão na fila.
E não por incompetência dela. É porque simplesmente é impossível.
E agora o mais importante: traga seus clientes para perto e compartilhe com eles a priorização do backlog.
Coloquem (assim mesmo, no plural) na parte de cima as atividades que precisam ser feitas primeiro e empurrem para baixo as que podem ser feitas depois.
Assim, você e seu time focam apenas no que será executado logo e tiram das costas o peso de um backlog enorme e inexequível.
Se novas demandas chegarem (e elas vão chegar!), nenhum problema… é só priorizá-las e colocá-las em alguma posição da fila, empurrando para baixo as que forem menos importantes.
Sempre em conjunto com seus clientes.
Você pode fazer esse processo de seleção e priorização de atividades do backlog com uma frequência combinada, por exemplo, quinzenal, semanal ou até mesmo diária.
Experimente! Pequenas mudanças podem trazer grandes e surpreendentes resultados!
Para ilustrar o que falei
Veja abaixo como a Teoria das Restrições, que é fundamentada em um conjunto de processos simples, pode auxiliar as organizações no momento que restrições limitam sua performance em relação a sua meta.
Trazendo o vídeo para o exemplo que te contei agora
O caso (A) é o cenário de minha conversa com o Paulo anos atrás.
Já o segundo exemplo (B), seria a realidade de uma gestão visual do backlog de atividades com um objetivo comum às equipes e elas perseguindo juntas esse objetivo, como descrevi acima.
Um fluxo contínuo, com todos caminhando no mesmo sentido e regulados pela vazão das entregas.
Para atingir o estágio (C ) do vídeo acima, uma dica – o Zehnk é o agente externo (o canudinho) para a sua equipe.
Espero que tenha gostado. Se eu puder ser útil e você quiser compartilhar quais são os seus desafios na gestão das demandas, deixe seu comentário no post.
