Comece o home office de sua equipe já, mesmo que nunca tenha feito antes

Comece o home office de sua equipe já, mesmo que nunca tenha feito antes

De repente, você precisa saber como fazer home office.

É diferente de você desejar um dia ou outro trabalhar de casa.

Você é obrigado. Não tem outra opção.

Aliás, você e sua equipe. Todos.

Distantes.

Isolados.

E precisando entregar resultados, sem perder performance.

O mesmo alto volume de tarefas, as mesmas pressões com datas de vencimento, prazos de entrega e riscos de multas.

Mas a equipe dispersa.

Como lidar com um cenário de home office compulsório?

Você tem muito claro qual o processo de trabalho de sua equipe.

Provavelmente, tem uma ou mais planilhas coloridas em que controla as atividades, seus status e prazos de entrega.

Exemplo de planilha de controle de atividades
Exemplo de planilha de controle de atividades

Agora, imagine se você tivesse uma tela com uma lista de atividades de todas as pessoas envolvidas em todos os seus processos de trabalho?

Imagine se essa lista estivesse disponível online para toda a sua equipe?…

… se cada pessoa pudesse usar essa tela como a sua “lista de tarefas”?…

… se o responsável alterasse o status da atividade e isso refletisse para você automaticamente?…

… se você tivesse controle total sobre quem está fazendo qual tarefa e em que status ela se encontra?

Tudo isso rodando online na nuvem, disponível por meio de uma simples conexão à internet?

Se isto faz sentido para você, continue lendo para ver como o Zehnk pode ajudar no home office de sua equipe.

O procedimento é simples:

  1. Criar um workspace para cada processo de trabalho
  2. Definir os marcos do seu processo
  3. Controlar a lista de tarefas
  4. Criar momentos para coordenar as pessoas

Vamos ver com mais detalhes cada uma das etapas.

Como fazer home office com o Zehnk

1) Criar um workspace para cada processo de trabalho

Vamos usar como exemplo um processo “Fechamento contábil do cliente ACME – mês de Março/2020”.

Workspace de exemplo para processo de Fechamento Contábil de Março/2020
Workspace de exemplo para processo de Fechamento Contábil de Março/2020

Neste workspace, você tem tudo o que precisa para executar o processo.

Chega de procurar arquivos e informações espalhadas em emails, WhatsApp, etc!

2) Definir os marcos do seu processo

Agora você precisa definir os marcos do seu processo — os status de cada atividade. Veja o exemplo abaixo:

Como fazer home office com o Zehnk: exemplos de status de processos
Como fazer home office com o Zehnk: exemplos de status de processos
Como os status do processo são associados às tarefas
Como os status do processo são associados às tarefas

3) Controlar a lista de tarefas

O(a) gestor(a) da equipe usa a Visão Geral para acompanhar a entrega das atividades e tratar obstáculos.

Visão geral de tarefas no Zehnk
Visão geral de tarefas no Zehnk

Nela você sabe exatamente o que está concluído, o que vence hoje, amanhã, em 5 dias, ou o que está atrasado.

Quantidade de tarefas por status
Quantidade de tarefas por status

Você pode focar naquilo que realmente importa.

Já o analista usa esta tela como sua lista de tarefas. É aqui que fica sabendo o que precisa fazer de qualquer processo de trabalho e atualiza o status da atividade — que é automaticamente refletido para o(a) gestor(a).

Ao entrar numa atividade, é possível registrar comentários, anexar arquivos e colaborar com colegas, que recebem notificações sempre que são mencionados.

Detalhes de uma atividade no Zehnk: data de início, data de fim, status, responsável, participantes, descrição, itens, anexos, conversas e outros
Detalhes de uma atividade no Zehnk: data de início, data de fim, status, responsável, participantes, descrição, itens, anexos, conversas e outros

4) Criar momentos para coordenar as pessoas

Mesmo trabalhando remotamente, você deve definir momentos para coordenar os integrantes do time.

Eles precisam se sentir “juntos”, ainda que separados fisicamente.

A comunicação verbal é a melhor forma para manter uma equipe coesa e unida no trabalho.

Invista 15 minutos para fazer uma reunião online com todos.

Diariamente, sempre no mesmo horário.

Tela do aplicativo Whereby
Tela do aplicativo Whereby

Sugestão de roteiro:

Cada participante responde a 3 perguntas:

  • o que fiz ontem?
  • o que vou fazer hoje?
  • há algo que me impeça de fazer minhas tarefas?

No Zehnk, aproveite para atualizar os status de tarefas que estejam desatualizadas.

A reunião não pode durar mais do que 15 minutos. 

É comum alguém precisar se aprofundar em questões específicas para a execução de uma ou mais tarefas.

Neste caso, faz-se uma conversa especialmente sobre esse assunto só com as pessoas diretamente envolvidas.

E os demais integrantes do time são liberados.

Conte com a Zehnk

Somos uma empresa brasileira, com suporte e atendimento nacional. 

Estamos com um programa especial de apoio às empresas devido à pandemia do novo Coronavírus (COVID-19): uso gratuito do Zehnk para até 20 usuários por 3 meses

Você quer fazer home office com sua equipe e ter o apoio do time da Zehnk? Entre em contato conosco (team@zehnk.come ajudamos a tornar sua planilha e seu processo pronto para o trabalho remoto!. As vagas são limitadas.

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